Monteurzimmer erfolgreich am Telefon vertreten

Montagezimmer-Vermietung per Telefon: Die Vorbereitung

Ihre gründliche Vorbereitung beginnt mit der Positionierung des Telefons. Sorgen Sie für ein ruhiges Telefonklima, schließen Sie Störquellen (z.B. Lautstärke von Hundebellen, Maschinen, Straßenverkehr etc.) aus. Das ist es auch, was Monteure nach einem langen Tag auf Montage von Ihrer Unterkunft erwarten: Ruhe!

Ihre Stimme am Telefon überträgt Ihre Stimmung an den Anrufenden. Denken Sie kurz an etwas besonders Schönes, bevor Sie den Hörer abheben, und Ihr Gesprächspartner wird Ihr Lächeln sofort bemerken. Melden Sie sich am Telefon klar und deutlich, sprechen Sie keinesfalls zu schnell. Sagen Sie etwas wie: „Guten Tag, Montagezimmer Sonnenborn. Sie sprechen mit Klaus Maier. Was kann ich für Sie tun?“ Notieren Sie unbedingt sofort den Namen des Anrufers. Sollten Sie den Namen nicht recht verstanden haben, so fragen Sie einfach nach. Lassen Sie sich komplizierte Namen gegebenenfalls buchstabieren. Jedem Gast empfindet es als angenehm, wenn er mit seinem korrekten angesprochen wird.

Seien Sie am Telefon ganz für Ihre potentiellen Gäste da, erledigen Sie während des Telefonats keine weiteren Arbeiten. Sorgen Sie dafür, Stifte, Notizblock, Ihren PC oder Ihr Reservierungsbuch sowie alle wichtigen Informationen zum Montagezimmer und zur Vermietung in Reichweite zu haben. So sind Sie bestens auf Rückfragen der Anrufer vorbereitet.

Sollte es dennoch einmal auf eine Frage zum Montagezimmer keine Antwort geben können, dann notieren Sie sich die Frage und sichern Sie dem Kunden einen Rückruf zu. Kümmern sich sie zügig um die Beantwortung der offenen Fragen. Wenn Sie sich nicht schnell zurückmelden, laufen Sie Gefahr, dass der Monteur sich in der Zwischenzeit nach einer anderen Unterkunft umschaut.

Im Telefongespräch bietet es sich natürlich ebenfalls an, die Vorteile Ihrer Montagezimmer herauszustellen. Preisen Sie Ihr Zimmer an, ohne es zu sehr zu übertreiben. Wecken Sie keine falschen Erwartungen.

Ihr Telefonverhalten als Aushängeschild für das Montagezimmer

Fragen Sie am Ende auch nach Kontaktdaten wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse und/oder Anschrift.. Wenn Sie das erfolgreiche Gespräch beenden, verabschieden Sie sich mit einem freundlichen Dankeschön.

Wenn Sie am Telefon noch unsicher sein sollten, so üben Sie die Gespräche einfach mit Familienmitgliedern, Freunden oder Bekannten. Das trainiert und baut Hemmungen ab.

Nach der mündlichen Buchung Ihres Montagezimmers

Haben Sie am Telefon eine Buchung für Ihre Montagezimmer erhalten, sollten Sie die Buchung schriftlich per Fax oder E-Mail bestätigen und sich dafür bedanken. Weisen Sie in der Bestätigungsmail auf die Zahlungsmöglichkeiten hin, die Ihren Gästen zur Verfügung stehen. So vermeiden Sie Missverständnisse.

Legen Sie sich eine Kundenkartei von den Gästen an, die Interesse an einem Ihrer Montagezimmer anmelden oder bereits eins Ihrer Montagezimmer bewohnt haben. So können Sie sich Besonderheiten zu den einzelnen Gästen notieren. Diese Daten können Sie übrigens auch nutzen, wenn Sie mal eine gezielte Werbeaktion für Ihre Montagezimmer durchführen möchten.

Montagezimmer vermieten: Für Erreichbarkeit sorgen

Es ist immer ärgerlich, wenn man irgendwo anruft, jedoch niemanden erreicht. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass der potentielle Gast sofort bei einer anderen Unterkunft anruft.

Eine Möglichkeit ist die Nutzung eines Anrufbeantworters. Besprechen Sie diesen mit einem freundlichen Text, aus dem eindeutig hervorgeht, dass der Anrufer sich bei der Vermietung Ihrer Montagezimmer befindet. Bitten Sie den Anrufer, seinen Namen und eine Telefonnummer zu hinterlassen.

Eine noch bessere Möglichkeit ist die Weiterleitung des Anrufs auf Ihr Mobiltelefon, denn viele Menschen sprechen nicht gerne auf einen Anrufbeantworter, sondern legen stattdessen auf. Mit der Anrufweiterleitung auf Ihr Mobiltelefon können Sie die Anfrage von überall entgegen nehmen, die wichtigsten Fragen sofort beantworten und dem Monteur einen baldigen Rückruf zusichern. Und falls Sie mal nicht ans Handy gehen können, sollten Sie die Mailbox Ihres Mobiltelefon als Anrufbeantworter nutzen.

Exkurs: Buchstabieren am Telefon – Das Telefonalphabet für Ihre Montagezimmer

• A = Anton
• Ä = Ärger
• B = Berta
• C = Cäsar
• D = Dora
• E = Emil
• F = Friedrich
• G = Gustav
• H = Heinrich
• I = Ida
• J = Julius
• K = Konrad
• L = Ludwig
• M = Martha
• N = Nordpol
• O = Otto
• Ö = Österreich
• P = Paula
• Q = Quelle
• R = Richard
• S = Siegfried
• SCH = Schule
• T = Theodor
• U = Ulrich
• Ü = Übel
• V = Viktor
• W = Wilhelm
• X = Xaver
• Y = Ypsilon
• Z = Zürich