Ihre Montagezimmer erfolgreich am Telefon vertreten

Sie werden viele Übernachtungsanfragen von Monteuren für Ihre Montagezimmer erhalten. Oftmals ist es die Sekretärin oder Assistentin einer großen Baufirma, die die Montagezimmer bei Ihnen buchen möchte. Häufig sind es auch die Monteure auf der Suche nach einem geeigneten Montagezimmer selbst. Diese Anfragen werden Sie per Email und Fax erhalten. Aber in der Mehrzahl der Fälle werden Anfragen für Ihre Montagezimmer telefonisch an Sie gerichtet. Dieses Telefonieren bereitet einigen Menschen sorgen und sie scheuen sich davor. Mit gründlicher Vorbereitung und einigen Tipps wird Ihnen das telefonieren Spaß machen, und Sie werden sich sicher darüber freuen, wie schnell und unkompliziert Sie neue Gäste für Ihre Montagezimmer bekommen.

Die Vorbereitung des Gespräches über Ihre Montagezimmer

Ihre gründliche Vorbereitung beginnt mit dem Platz an dem Ihr Telefon steht. Ist es der Durchgangsbereich Ihres Empfangsraumes? Öffnet und schließt sich die Tür permanent zur vielbefahrenen Straße? Haben Sie einen Hund der beim Klingeln des Telefons sofort anfängt zu bellen? Schließen Sie diese Störquellen von Anfang an aus und sorgen Sie für ein ruhiges Telefonklima. Das, was Sie bereits am Telefon vermitteln sollten, ist das, was den Monteur später in seinem Montagezimmer bei Ihnen erwartet: RUHE. Seien Sie ganz für den anrufenden Arbeiter da und erledigen Sie keine weiteren Arbeiten zeitgleich zum telefonieren. Sicherlich befinden sich neben Ihrem Telefon ein Notizblock, Ihr PC oder Ihr Reservierungsbuch, mehrere funktionierende Stifte und alle schriftlichen Informationen, die Ihre Montagezimmer betreffen. So sind Sie bestens auch auf detaillierte Rückfragen vorbereitet. Sollte es dennoch einmal Fragen, egal ob sie Ihre Montagezimmer oder etwas anderes betreffen, geben, die Sie nicht sofort beantworten können: Notieren Sie sich die Frage, sichern Sie Ihren Rückruf zu, und bringen Sie die Antwort schnellstmöglich in Erfahrung. Der reibungslose Ablauf des Telefongespräches wird Ihre Montagezimmer füllen.

Ihr Telefonverhalten als erster Eindruck der Montagezimmer

Es gibt die Möglichkeit richtiges Telefonverhalten in Kursen zu erlernen. Ihre Stimme überträgt Ihre Stimmung. Bevor Sie den Hörer abheben, denken Sie kurz an etwas besonders Schönes und Ihr Gesprächspartner wird Ihr Lächeln sofort bemerken. Melden Sie sich dann klar, deutlich und langsam mit einem „Guten Tag“, dem Namen Ihrer Montagezimmer und Ihrem Namen. Notieren Sie dann den Namen des Anrufers sofort. Sollten Sie den Namen nicht verstanden haben, fragen Sie nach. Lassen Sie sich kompliziertere Namen buchstabieren und buchstabieren Sie selbst nach dem Telefonalphabet am Ende dieses Textes. Jedem Monteur ist es angenehm, wenn sein Name richtig verstanden und richtig geschrieben wird. Falsch geschriebene Namen führen zu unnötigen Ärgernissen. Legen Sie sich selbst eine Kundenkartei von den Monteuren an, die Interesse an einem Ihrer Montagezimmer angemeldet oder bereits ein Montagezimmer bewohnt haben. So fällt es Ihnen leichter Besonderheiten der Monteure zu berücksichtigen und wenn Sie einmal eine gezielte Werbeaktion für Ihre Montagezimmer durchführen wollen, haben Sie bereits potentielle Empfänger. Wiederholen Sie ebenso alle Fakten und sichern Sie eine umgehende Erledigung zu. In diesen Gesprächen bietet es sich ebenfalls an, die Vorteile Ihrer Montagezimmer für Monteure herauszustellen. Haben Sie eine Buchung erhalten für Ihre Montagezimmer erhalten, lassen Sie sich diese schriftlich – per Fax oder Email – bestätigen. Wenn Sie selbst per Email oder Fax kommunizieren, sollten die Kontaktdaten Ihrer Montagezimmer stets deutlich hervorgehen. Kennen Sie sich nicht so gut im Einrichten einer Signatur für Ihre Emails aus, so fragen Sie in Ihrem Bekannten- und Freundeskreis nach. Dies ist zum einen beste und kostenlose Werbung für Ihre Montagezimmer und ein Schüler oder Student freut sich immer über einige Euro. Weisen Sie ebenfalls auf die Zahlungsmöglichkeiten, die dem Monteur  zur Verfügung stehen, hin. So kommt es zu keinem Missverständnis. Wenn Sie das erfolgreiche Gespräch beenden, verabschieden Sie sich mit einem freundlichen Dankeschön.

Die Erreichbarkeit Ihrer Montagezimmer

Kennen Sie das Problem auch? Sie versuchen eine Person telefonisch zu erreichen, aber Sie schaffen es nicht. Sie erhalten stets ein Freizeichen, aber niemand geht ans Telefon? Und wie oft haben Sie währenddessen schon daran gedacht, dass Ihnen die Zeit davonläuft? Diese Zeit würde der Anrufer gerne anders als für die Montagezimmer-Suche nutzen. Besonders ärgerlich ist es, wenn die Monteure gleich den nächsten Montagezimmer-Vermieter anrufen, weil Sie nicht erreichbar waren. Das ist ärgerlich, erzeugt Frust und schafft unnötige Ärgernisse. Sollten sich Ihre Montagezimmer auf einem weitläufigen Gelände befinden oder sind Sie auf Ihrem Festnetztelefon nicht immer erreichbar, nutzen Sie doch die Anrufweiterleitung auf Ihr Mobiltelefon. So können Sie dem Monteur einen Rückruf zusichern und diesen umgehend, wenn Sie zurück in Ihrem Büro / an Ihrem Schreibtisch sind, ausführen. Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung eines Anrufbeantworters. Besprechen Sie diesen mit einem freundlichen Text, aus dem eindeutig hervorgeht, das der Anrufer sich bei der Vermietung Ihrer Montagezimmer befindet, und in dem Sie den Anrufer auch bitten den Grund des Anrufes, seinen Namen und seine Kontaktdaten zu hinterlassen. So entgeht Ihnen kein Anruf Ihrer Montagezimmer mehr und Sie telefonieren stets in entspannter Atmosphäre und voller Aufmerksamkeit, wie oben zuvor erwähnt.

Der kleine Erfolg für Ihre Montagezimmer

Haben Sie alle Empfehlungen befolgt und sollte es dieses Mal nicht mit einer Buchung für Ihre Montagezimmer geklappt haben, so haben Sie auf jeden Fall gute Vorarbeit geleistet. Und dies im doppelten Sinne. Einmal für den Monteur, der Sie beim nächsten Mal auf der Suche nach einer Unterkunft wieder anrufen wird. Und für Ihre Montagezimmer, denn Sie trainieren mit jedem Gespräch Ihr Telefonverhalten. Und so brauchen Sie keinen Kurs zu besuchen und sparen Geld.

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Das Telefonalphabet für Ihre Montagezimmer

A = Anton
Ä = Ärger
B = Berta
C = Cäsar
D = Dora
E = Emil
F = Friedrich
G = Gustav
H = Heinrich
I = Ida
J = Julius
K = Konrad
L = Ludwig
M = Martha
N = Nordpol
O = Otto
Ö = Österreich
P = Paula
Q = Quelle
R = Richard
S = Siegfried
SCH = Schule
T = Theodor
U = Ulrich
Ü = Übel
V = Viktor
W = Wilhelm
X = Xaver
Y = Ypsilon
Z = Zürich